Manajemen Komunikasi Proyek adalah sebuah bidang yang wajib dimiliki manajer proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Adapun Proses proses dalam manajemen komunikasi proyek yang meliputi :
- Merencanakan Komunikasi ( Plan Communication Management )
- Mendistribusikan Informasi ( Manage Communication )
- Mengontrol Komunikasi / ( Control Communications )
Merencanakan Komunikasi
Merupakan proses menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan menentukan sebuah pendekatan komunikasi. Tentu setiap proyek harus memasukkan sebuah model rencana manajemen komunikasi yang merupakan sebuah dokumen untuk menuntun komunikasi proyel.
Selain itu merencanakan komunikasi dapat dengan membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek dan juga membantu dalam perencanaan komunikasi. Adapuni isi dari rencana manajemen komunikasi :
- Persyaratan komunikasi Stakeholder.
- Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk bentuk, isi, dan rinciannya.
- Orang-orang yang akan menerima informasi dan yang akan memberikan informasi tersebut.
- Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.
- Frekuensi komunikasi.
- Prosedur eskalasi/peningkatan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan.
- Prosedur revisi untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi.
- Daftar istilah yang berkaitan dengan manajemen komunikasi.
Berikut contoh analisis Stakeholder untuk Komunikasi Proyek :
Dalam manajamen Komunikasi proyek tentu manajar proyek harus menguasai komunikasi dua arah yang efektif dan akurat. Komunikasi yang efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Jadi Komunikasi yang efekti akan membantu mengantisipasi masalah — masalah, membuat keputusan yang tepat, mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain dan mengembangkan hubungan — hubungan.
Adapun Faktor — faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efekti yaitu :
- Kredibilitas dan daya tarik komunikator
- Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
- Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
Mendistribusikan Informasi
Manajer Proyek juga harus dapat mendistribusikan informasi. Mendistribusikan informasi yang dimaksud adalah menyampaikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang berguna yang sama pentingnya dengan mengembangkan informasi sebagai prioritas utama. Tentu ada pertimbangan — pertimbangan penting yang meliputi :
- penggunaan teknologi untuk meningkatkan pendistribusian informasi.
- Metode formal dan informal dalam pendistribusian informasi.
Untuk mendistribusikan informasi yang efekti manajer proyek Jangan pernah mengubur informasi yang penting. Manajer projek juga Jangan takut untuk melaporkan informasi yang tidak baik. Selain itu Komunikasi lisan melalui pertemuan/rapat dan pembicaraan informal dapat membantu dalam penyampaian informasi-baik dan buruk-secara terbuka.
Dalam hal komunikasi ada bentu bentuk dasar komunikasi yang meliputi :
(sumber) https://daismabali.medium.com/
