Manajemen SDM Proyek

Tujuan

• Memahami pentingnya manajemen SDM dalam proyek Teknologi Informasi
• Memahami tahapan-tahapan dalam manajemen SDM
• Mengenal tools yang dapat digunakan dalam manajemen SDM.

Pentingnya Manajemen SDM

1. SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek.

2. Statistik tentang tenaga kerja TI:

3. Jumlah total pekerja TI di AS adalah lebih dari 10,5 juta pada awal 2004, sampai dengan 10,3 juta pada 2003, dan 9,9 juta pada 2002.

4. Delapan puluh sembilan persen pekerjaan baru berasal dari perusahaan non TI, seperti perbankan, pembiayaan, manufaktur, dan transportasi.

5. Keahlian interpersonal merupakan keahlian lunak (soft skill) yang paling penting bagi pekerja TI.*

Definisi Manajemen SDM

• Manajemen SDM dalam proyek adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.
• SDM dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb.

Tahapan Manajemen SDM

1. Perencanaan SDM. Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peranan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek
2. Akuisisi Tim Proyek. Usaha untuk mendapatkan SDM sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
3. Membangun Tim Proyek. Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupun secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek
4. Mengelola Tim Proyek. Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

Perencanaan Organisasional

1. Mencakup identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan.

2. Pada tahap ini yang perlu direncanakan antara lain :

3. Tanggung jawab masing-masing tim

4. Kapan dibutuhkan

5. Identifikasi apakah dibutuhkan training utk orang tsb

6. Rencana renumerasi dan reward

7. Cara menilai kinerja seseorang

8. Kriteria bagaimana menghentikan seseorang

Keluarannya: Struktur organisasi proyek, Rencana manajemen staf, Matriks tanggung jawab, Histogram SDM

Contoh struktur organisasi proyek yang besar

Matriks Tanggung jawab

Responsibility assignment matrix (RAM), merupakan matriks yang memetakan pekerjaan proyek, seperti dalam WBS, terhadap orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Matriks Tanggung jawab (RAM)

RAM yang Menunjukkan Peran Stakeholder

Staffing Management Plans and Resource Histograms

1. Rencana manajemen staf menggambarkan kapan dan bagaimana orang akan ditambahkan dan dikeluarkan dari tim proyek.
2. Histogram sumberdaya adalah bagan kolom yang menunjukkan jumlah sumberdaya yang ditugaskan dalam proyek pada kerangka waktu.

Contoh Histogram Sumberdaya

Akuisisi Tim Proyek

1. Resource Loading mengacu pada jumlah sumber daya manusia yang ada berkaitan dengan jadwal pekerjaan proyek pada perioda tertentu
2. Resource leveling adalah teknik untuk menyelesaikan masalah konflik kebutuhan sumber daya dengan menunda suatu pekerjaan
3. Tujuan utama dari resource leveling adalah agar pendistribusian sumber daya lebih merata dan mereduksi overallocation.

Membangun Tim Proyek

1. Tujuan Utama dari membangun tim proyek adalah agar tiap orang yang berada dalam tim dapat bekerja sama dengan efektif demi meningkatkan kinerja proyek
2. Training.

Alat bantu dan Tehnik untuk Pengelolaan Tim Proyek

1. Observasi dan percakapan
2. Penilaian kinerja proyek
3. Manajemen konflik

Kunci Dalam Pengelolaan SDM

Bidang penting yang berkenaan dengan manajemen proyek adalah:

• Teori motivasi
• Pengaruh dan kekuasaan (power)
• Keefektifan

Motivasi Intrinsik dan Ekstrinsik

• Motivasi intrinsik menyebabkan orang berpartisipasi dalam suatu aktivitas untuk kepuasan mereka sendiri.
• Motivasi ekstrinsik menyebabkan orang melakukan sesuatu karena imbalan atau menghindari hukuman.

Pengaruh dari Manajer Proyek

Proyek cenderung akan berhasil apabila manajer proyek mempengaruhi orang dengan:

• Keahlian/kepakaran
• Tantangan kerja

Proyek cenderung gagal apabila manajer proyek terlalu mengandalkan:

• Otoritas/kewenangan
• Uang
• Hukuman

Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI)

MBTI adalah alat untuk menentukan kecenderungan personality seseorang

Keempat dimensi dalam MBTI adalah:

• Extrovert/Introvert (E/I)
• Sensation/Intuition (S/N)
• Thinking/Feeling (T/F)
• Judgment/Perception (J/P)

Dimensi Psikologi MBTI

• Extrovert/Introvert (E/I). Menunjukkan apakah seseorang memiliki motivasi pribadi yang kuat (I) atau butuh dorongan orang lain (E)
• Sensation/Intuition (S/N). Menggambarkan bagaiman seseorang memperoleh informasi. Tipe S adalah orang yang perlu fakta, detail, realita dan ini menggambarkan Tipe S adalah orang yang praktis (praktikal). Tipe N adalah orang yang imajinatif, memiliki intuisi yang kuat, menggambarkan seseorang yang inovatif dan konseptual.
• Thinking/Feeling (T/F). Dimensi ini berkaitan dengan cara mengambil keputusan. Tipe T adalah orang yang objektif dan logis, sedang tipe F adalah orang yang subjektif dan personal.
• Judgment/Perception (J/P). Dimensi yang berkaitan dengan sikap seseorang terhadap struktur. J cenderung sangat terstruktur, sedang P cenderung terbuka dan lebih fleksibel.

Nasihat Umum Bagi Sebuah Tim

• Fokus pada tujuan rapat dan usahakan memberikan hasil positif
• Perbaiki masalah, daripada menyalahkan seseorang
• Lakukan rapat rutin dan efektif
• Dorong agar anggota tim selalu bekerja sama dan saling menolong
• Berikan penghargaan terhadap pencapaian pribadi maupun kelompok.

Perencanaan Organisasional

Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Perencanaan dalam istilah resmi dapat didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari program tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu. Perencanaan organisasional mempunyai dua maksud, yaitu tujuan perlindungan (protective) dan tujuan kesepakatan (affirmative). Tujuan protektif adalah meminimasi resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan. Tujuan afirmatif adalah untuk meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional. Tujuan perencanaan adalah membentuk usaha terkoordinasi dalam organisasi. Tanpa adanya koordinasi dalam suatu organisasi akan menimbulkan ketidakefisienan. Tujuan mendasar dari perencanaan adalah membantu organisasi mencapai tujuannya. Menurut Koontz O’Donnel, maksud perencanaan adalah “untuk melancarkan pencapaian usaha dan tujuan”.

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam system manajemen. Pada hakikatnya, tiap sumber daya organisasional mewakili suatu investasi dari mana sistem manajemen harus mendapat pengembaliannya (return). Pengorganisasian yang sesuai dari sumber daya-sumber daya tersebut akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari penggunaannya. Henry Fayol telah mengembangkan enam belas garis pedoman umum yang bisa digunakan ketika mengorganisasi sumber daya-sumber daya.

1. Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.
2. Mengorganisasi aset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujua-tujuan, sumber daya-sumber daya, dan kebutuhan dari persoalan tersebut.
3. Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, enerjik, dan menuntun (struktur manajemen formal).
4. Mengkoordinasi semua aktivitas-aktivitas dan usaha-usaha.
5. Merumuskan keputusan yang jelas, berbeda, dan tepat.
6. Menyusun bagi seleksi yang efisien sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik, dan tiap-tiap karyawan ditempatkan pada tempat dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara maksimal.
7. Mendefinisikan tugas-tugas.
8. Mendorong insiatif dan tanggung jawab.
9. Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan.
10. Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.
11. Mempertahankan disiplin.
12. Menjamin bahwa kepentingan individu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi.
13. Mengakui adanya satu komando.
14. Mempromosikan koordinasi bahan dan kemanusiaan.
15. Melembagakan dan memberlakukan pengawasan.
16. Menghindari adanya pengaturan, birokrasi (red tape), dan kertas kerja.

Pembagian tenaga kerja dapat memberikan keuntungan sekaligus kerugian bagi organisasi. Keuntungan pembagian tenaga kerja yang pertama adalah keterampilan pekerja dalam melaksanakan tugas yang terspesialisasi cenderung meningkat. Kedua, tenaga kerja tidak kehilangan waktu yang berharga di dalam bergerak dari satu tugas ke tugas lainnya. Karena mereka biasanya mempunyai satu pekerjaan dan satu tempat untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, tidak ada waktu yang hilang dari pergantian alat dan lokasi. Ketiga, karena pekerja memusatkan diri pada hanya melaksanakan satu [ekerjan, mereka sesungguhnya cenderung mencoba membuat pekerjaan tersebut lebih mudah dan lebih efisien. Keempat, pembagian tenaga kerja menciptakan situasi dimana pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana mereka melaksanakan bagian tugas dan bukannya proses keseluruhan produk. Oleh karena itu, tugas mengenai pengertian terhadap tugas mereka tidak begitu menjadi beban. Akan tetapi, argumen juga dikemukakan bahwa tidak perlu digunakan pembagian tenaga kerja dan spesialisasi yang ekstrim. Terdapat pula kerugian dari pembagian tenaga kerja, yaitu pekerjaan yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan dan karena itu biasanya menyebabkan tingkat produksi menurun.

Garis pedoman dengan mana tindakan yang bisa diambil oleh seorang manajer bisa ditaati dan diterima. Menurut Chester Barnard, akan semakin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika:

1. Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal oleh semua anggota organisasi.
2. Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah.
3. Lini komunikasi antara manajer dan bawahan bersifat secara langsung.
4. Rantai komando yang lengkap digunakan untuk mengeluarkan perintah.
5. Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai.
6. Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional.
7. Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer.